Smart working, dal 7 aprile nuovi obblighi sulla sicurezza: cosa devono fare ora le imprese

Dal 7 aprile 2026 cambia il perimetro operativo della sicurezza nel lavoro agile. Per le imprese che utilizzano lo smart working, anche in forma parziale o occasionale, entra infatti in una fase più stringente l’obbligo di garantire una informativa scritta annuale sui rischi, da consegnare ai lavoratori e al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS), con modalità che ne rendano dimostrabile l’avvenuta trasmissione.

Il punto centrale non riguarda tanto una rivoluzione normativa quanto un cambio di approccio sempre più netto: quando l’attività lavorativa si svolge fuori dai locali aziendali, la tutela della salute e della sicurezza si fonda meno sul controllo diretto dell’ambiente fisico e molto di più sulla prevenzione attraverso informazione, consapevolezza e tracciabilità. È su questo terreno che si concentra ora l’attenzione degli obblighi datoriali, con conseguenze tutt’altro che marginali in caso di omissione.

L’informativa annuale diventa il perno della prevenzione

Per le aziende, il primo adempimento concreto consiste nella predisposizione di una informativa specifica e aggiornata, costruita in modo coerente con l’organizzazione del lavoro e con il contenuto del Documento di Valutazione dei Rischi (DVR). Non si tratta di un documento standard da allegare in modo formale: deve essere chiaro, leggibile, aderente alle mansioni svolte e realmente utile a guidare il lavoratore nella gestione quotidiana dei rischi connessi alla prestazione da remoto.

Tra gli aspetti da trattare rientrano i rischi generali, come lo stress lavoro-correlato, l’affaticamento mentale, l’organizzazione dei tempi di lavoro e il rispetto delle pause, ma anche i rischi specifici, che riguardano la postazione utilizzata, l’impiego dei videoterminali, la postura, l’illuminazione, la connessione elettrica e le condizioni minime di sicurezza dell’ambiente domestico o di altri luoghi dai quali viene svolta l’attività.

Il vero nodo, per molte imprese, sarà evitare un’impostazione meramente burocratica. L’informativa annuale deve essere parte di un sistema di prevenzione effettivo, capace di trasferire istruzioni concrete e di rendere il lavoratore consapevole dei comportamenti corretti da adottare. In questo senso, il lavoro agile richiede un equilibrio diverso rispetto alla sicurezza tradizionale: meno presenza fisica del datore di lavoro, ma maggiore qualità nella comunicazione preventiva.

DVR, consegna tracciabile e sanzioni: i passaggi da non trascurare

Oltre alla consegna dell’informativa, le imprese devono verificare che il DVR aziendale includa in modo adeguato anche il lavoro da remoto, con una valutazione coerente dei rischi collegati alle attività svolte fuori sede. Questo significa, in concreto, rivedere documenti e procedure interne ogni volta che lo smart working assume una dimensione strutturale o viene esteso a nuove mansioni, reparti o modalità organizzative.

Un altro aspetto destinato a pesare molto sul piano ispettivo riguarda la tracciabilità. La consegna annuale dell’informativa non può restare implicita o affidata a prassi informali: serve una modalità documentabile, che consenta all’azienda di dimostrare con precisione di aver adempiuto all’obbligo nei confronti del dipendente e dell’RLS. È qui che molte realtà, soprattutto di piccole e medie dimensioni, rischiano di sottovalutare il problema, esponendosi a contestazioni che possono diventare particolarmente onerose.

Il quadro sanzionatorio, infatti, è stato rafforzato e rende evidente che il tema non può essere trattato come un semplice adempimento accessorio. In caso di mancata osservanza degli obblighi, sono previste sanzioni rilevanti, con conseguenze che possono arrivare all’arresto da 2 a 4 mesi oppure a multe fino a circa 7.500 euro. Un profilo che rende opportuno, per le aziende, verificare subito la propria documentazione interna e l’effettiva coerenza tra smart working praticato e presidi di sicurezza adottati.

Per questo molte imprese stanno già orientandosi verso un aggiornamento più organico dei propri strumenti di compliance, affiancando alla revisione documentale anche attività di formazione e supporto operativo. In questa fase, la differenza la farà soprattutto la capacità di tradurre l’obbligo normativo in una gestione concreta, ordinata e verificabile del lavoro agile.